Success-Story: Matrix42 Bestellabwicklung in SAP S/4HANA

Ausgangssituation:

Ein Konzern mit komplexen Strukturen und Anforderungen strebt die Schaffung einer einheitlichen IT-Landschaft an. Nach der Auswahl von SAP als ERP-Anbieter mit SAP S4/Hana für das Bestell- und Rechnungswesen, stieß unser Team in den letzten sechs Monaten dazu, um bestehende Systeme und Prozesse effizient in SAP S/4HANA zu integrieren.  

Die Herausforderung:

Unser Hauptziel war es, ohne Funktionsverlust und unter Berücksichtigung aller beteiligten Bereiche, den Bestell- und Beschaffungsprozess von IT-Hardware und Software zu vereinheitlichen, zu vereinfachen und zu automatisieren. Dabei galt es, Lagerbestände transparent zu machen und die Arbeitslast für die Beschaffungs- und Supportteams zu minimieren. 

Unser Ansatz:

Trotz später Hinzunahme in dieses Projekt starteten wir mit einem ausführlichen Requirements Engineering, um die aktuellen Anforderungen und Prozesse zu verstehen. Unter Einbeziehung aller relevanten Bereiche, entwickelten wir Optimierungsansätze und Realisierungsszenarien. Durch iterative Zusammenarbeit mit verschiedenen Teams skizzierten und verfeinerten wir diese Ansätze, bis wir eine praktikable Lösung fanden, die SAP S/4HANA optimal mit den bestehenden Prozessen vereinte. 

Innovative Lösungen:

  • Reduktion und Transparenz der Lagerbestände: Durch Konfiguration jedes Standorts als Lagerort in SAP S/4HANA und die automatisierte Abbildung jedes Wareneingangs und -ausgangs im Matrix42 Bestellprozess sind die Lagerbestände nun transparent einsichtbar. Dadurch ist es möglich, bedarfsgerechte Lagerbestände an den Standorten vorzuhalten. 
  • Entlastung des IT-Supports: Das IT-Support-Team wurde entlastet, indem IT-Hardware direkt an die Standorte und Privatadressen von den Lieferanten geliefert wurde. Hierdurch dient der Support nicht mehr als „Amazon“ des Konzerns und kann sich verbessert der alltäglichen Bedürfnisse der Mitarbeitenden widmen. 
  • Minimierung der Arbeitszeit in SAP S/4HANA: Das Design von SAP S/4HANA ist komplex und wenig menschenzentriert. Das führt zu langwierigen und frustrierenden Bearbeitungszeiten. Um die Arbeitszeit in diesem System für unbeteiligte Teams zu reduzieren, sorgen wir dafür, dass jedes Team mit dem System arbeitet, das seinen Anforderungen am besten entspricht: Beschaffungsteams nutzen hauptsächlich SAP S/4HANA, während Support-Teams in Matrix 42 arbeiten. Wir machen Arbeitsaufwände in Form von zuweisbaren Tickets nur sichtbar, sobald ein Arbeitsaufwand für das Support-Team entsteht. Gleichzeitig etablierten wir Freigabe-Workflows in SAP S/4HANA für das Beschaffungsteam. 
  • Weitreichende Automatisierung: Wir nutzten jede Gelegenheit, um manuelle Arbeitsvorgänge in SAP S/4HANA und Matrix42 zu reduzieren und erreichten dadurch eine umfangreiche Automatisierung. Dies umfasste die automatische Erstellung von Bestellanforderungen, die Umwandlung dieser Anforderungen in Bestellungen nach Freigabe, sowie die Automatisierung des Wareneingangs. Zusätzlich wurde der Warenausgang automatisiert, insbesondere bei Vorgängen, die die Ausgabe an dezentralen Standorten oder generelle Umlagerungen betrafen. 

Das Ergebnis:

Nach einem intensiven und iterativen Prozess aus Implementierung und Tests konnten wir die Funktionalität der neuen Systeme optimal für den Kunden sicherstellen. In einem Zeitraum von sechs Monaten lösten wir zahlreiche Herausforderungen, die mit der Einführung von SAP S/4HANA und der Integration des Bestellwesens in Matrix42 verbunden waren. Wir stellten sicher, dass zum Zeitpunkt der Systemumstellung keine Überlastung der Teams auftrat, die Prozesse weitgehend vereinheitlicht und automatisiert wurden und eine große Anzahl von Bestellungen effizient bearbeitet werden konnte. 

In der Folgezeit, die fast ein Jahr umfasste, arbeiteten wir eng mit dem Kunden und den einzelnen Bereichen zusammen, um kontinuierlich bestehende Prozesse zu evaluieren und zu verbessern. Diese Zusammenarbeit ermöglichte es dem Konzern, produktiv mit Matrix und SAP S/4HANA zu arbeiten. Das Projekt dient als Vorzeigemodell und Leuchtfeuer für die Integration unterschiedlicher Systeme. Es weckte großes Interesse innerhalb des Konzerns, dieser Arbeitsweise zu folgen, um manuellen Aufwand zu reduzieren und fehleranfällige Prozesse zu eliminieren.