Klares Change Management statt Zettelwirtschaft bei der adesso SE

Eine Case Study über die Implementierung eines strukturierten und transparenten Change-Management-Prozesses mit Matrix42, um die Effizienz und Nachvollziehbarkeit für die adesso SE zu steigern.
> 500
jährliche Changes in Matrix42 abgebildet
> 10
verschiedene technische Fachteams integriert
7 Monate
von Kick-Off bis zum erfolgreichen Go-Live

Der Kunde

adesso SE

Als eines der führenden IT-Dienstleistungsunternehmen in Deutschland mit über 10.000 Mitarbeitenden steht die adesso SE kontinuierlich vor der Herausforderung, ihre internen Prozesse mit dem rasanten Unternehmenswachstum Schritt halten zu lassen. Reibungslose und effiziente IT-Prozesse sind dabei ein kritischer Erfolgsfaktor.

Die Herausforderung

Es fehlte ein einheitlicher und nachvollziehbarer Change-Management-Prozess. Definitionen für Begriffe wie ‘Change‘ oder ‘Change Request‘ waren uneinheitlich, und die bisherige Kommunikation über Microsoft Teams bot keine ausreichende Transparenz oder strukturierte Planungsmöglichkeiten.

  • Unstrukturierte Planung: Die Koordination von Changes über einen allgemeinen Teams-Kanal führte zu einer unzureichenden Planbarkeit und Nachvollziehbarkeit.

  • Fehlende Standards: Ein uneinheitliches Verständnis zentraler Begriffe führte zu Missverständnissen und Ineffizienz in der Kommunikation.

  • Mangelnde Nachvollziehbarkeit: Entscheidungen und Freigaben waren in Chat-Verläufen schwer nachzuvollziehen, was die Transparenz des Prozesses beeinträchtigte.

Involvierte Systeme

Unsere Expertise liegt in der nahtlosen Verbindung kritischer Unternehmensanwendungen.

Matrix42 (ITSM)

Die Lösung: Ein zentraler, systemgestützter Prozess in Matrix42

In enger Zusammenarbeit mit den Fachexpert:innen der adesso SE wurde der definierte Change-Management-Prozess in Matrix42 realisiert. Auf Basis der Standardfunktionen wurden benutzerdefinierte Ansichten und Abläufe entwickelt, um die Erstellung und Bearbeitung von Change Requests zu vereinfachen und zu standardisieren.
  • Standardisierung und VereinfachungDurch angepasste Ansichten und definierte Aktionen in Matrix42 wurde der Prozess standardisiert (weniger Klicks) und die Bearbeitung für die Anwender:innen vereinfacht.
  • Verbesserte UsabilityUmfassende Erklärungen und Hilfestellungen zu zentralen Begriffen des Change Managements wurden direkt in die UI integriert, um die Komplexität für die Mitarbeitenden zu reduzieren.
  • Digitale SchulungsangeboteZur Einführung des neuen Prozesses wurden Schulungsmaterialien, einschließlich Video-Tutorials, erstellt, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten.

Messbare Ergebnisse, die für sich sprechen

Die Implementierung führte zu einem klaren, strukturierten und effizienten Change-Management-Prozess. Alle Changes und Entscheidungen sind im System transparent und nachvollziehbar dokumentiert. Die Anpassungen verbesserten die Datenerfassung, beschleunigten den Gesamtprozess und erhöhten die Bedienbarkeit für die Mitarbeitenden.
Vollständige Transparenzbei > 500 Changes pro Jahr
Was das wirklich bedeutet: Für jeden einzelnen Change ist nun lückenlos nachvollziehbar: Wer hat ihn wann genehmigt? Für wann war die Implementierung geplant und wie waren die Testergebnisse? Diese Transparenz ist besonders für das Troubleshooting entscheidend: Tritt nach einem Netzwerk-Change am Dienstag ein Incident am Mittwoch auf, ist dieser Zusammenhang sofort ersichtlich und beschleunigt die Fehleranalyse massiv.
Effiziente Zusammenarbeitvon > 10 Fachteams
Was das wirklich bedeutet: Alle beteiligten Fachteams – von Netzwerk über Server bis zu den Applikationen – arbeiten nun im selben System nach demselben standardisierten Prozess. Das verhindert Informationsverluste an Schnittstellen und vereinfacht die Koordination von komplexen Changes, die mehrere Teams betreffen. Jeder hat jederzeit den gleichen, aktuellen Informationsstand.
Schnelle Time-to-Valuein nur 7 Monaten
Was das wirklich bedeutet: Innerhalb von nur sieben Monaten wurde der komplexe Prozess nicht nur konzipiert und technisch umgesetzt, sondern auch erfolgreich an alle Anwender:innen ausgerollt. Dieser straffe Zeitplan von Kick-Off bis Go-Live, inklusive aller Schulungen, sorgte für eine schnelle Wertschöpfung und minimale Belastung der internen Ressourcen.

Erfolgsfaktoren: Wie aus einer Herausforderung ein Vorzeigeprojekt wurde

  • Partnerschaftliche ZusammenarbeitDie enge und iterative Zusammenarbeit mit den Fachexpert:innen der adesso SE war entscheidend, um eine passgenaue Lösung zu entwickeln.
  • Agiles und iteratives VorgehenDurch die schrittweise Verfeinerung und das kontinuierliche Testen mit den Fachteams konnten Anforderungen präzise umgesetzt und Fehler frühzeitig korrigiert werden.
  • Nutzen der SystemstandardsDer Aufbau auf den Standardfunktionen von Matrix42 stellt die Stabilität, Wartbarkeit und Zukunftsfähigkeit der Lösung sicher.

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